Obieg dokumentów

Jak wymieniamy dokumenty?

Dostosowaliśmy nasze procesy tak, aby obsługa faktur ustrukturyzowanych (KSeF) oraz dokumentów poza-KSeF była dla Ciebie maksymalnie prosta.

KSeF czyli B2B Krajowe

Dotyczy faktur od polskich dostawców i Twojej sprzedaży dla innych firm.

Faktury automatycznie trafiają do systemu KSeF, skąd nasze oprogramowanie Comarch ERP Optima pobiera je bezpośrednio do księgowania.

Twoja rola ogranicza się do kontroli merytorycznej. Nie musisz nam ich przesyłać ani drukować.

Faktury poza KSeF – Google Workspace

Dotyczy wszystkiego, czego nie widzi KSeF.

Wszystkie dokumenty nieobjęte KSeF wrzucasz do swojego dedykowanego, zabezpieczonego folderu na Dysku Google. Skan lub zdjęcie dokumentu umieszczone w chmurze wystarczy, byśmy zajęli się resztą.

Dokumenty Kadrowe i Prawne

Umowy, aneksy, zwolnienia lekarskie czy dokumenty do list płac przekazujesz zabezpieczonego folderu na Dysku Google, zapewniając pełną zgodność z RODO.

Dla Twojej wygody przygotowaliśmy zestawienie, które ułatwi Ci zarządzanie dokumentacją:

Rodzaj dokumentu	Ścieżka KSeF (Automat)	Ścieżka Chmura (Dysk Google)
Faktury zakupowe od polskich firm (B2B)	✅ TAK	—
Faktury sprzedażowe dla firm (B2B)	✅ TAK	—
Faktury dla osób prywatnych (B2C)	❌ NIE	✅ TAK
Faktury zagraniczne (Import/WNT/Eksport)	❌ NIE	✅ TAK
Faktury proforma	❌ NIE	✅ TAK
Paragony z NIP (do czasu pełnej integracji)	❌ NIE	✅ TAK
Bilety (autostrady, PKP, lotnicze)	❌ NIE	✅ TAK
Dokumenty kadrowe (umowy, ZUS)	❌ NIE	✅ TAK
Wyciągi bankowe i raporty z terminali	❌ NIE	✅ TAK

Podpowiedzi:

Nazewnictwo plików:
Staraj się nazywać pliki według klucza: Data_NazwaDostawcy_KwotaBrutto (np. 2026-03-15_Orlen_250.pdf). To znacznie przyspiesza weryfikację.

Jakość skanów:
Zdjęcia faktur powinny być wyraźne, z widocznymi wszystkimi czterema rogami dokumentu. Polecamy darmowe aplikacje typu Google Drive Scan lub Adobe Scan.

Terminowość:
Dokumenty poza-KSeF prosimy wgrywać na bieżąco lub do 5. dnia kolejnego miesiąca.

KSeF:
Nie musisz wgrywać do chmury faktur B2B od polskich dostawców – my pobierzemy je automatycznie z systemu rządowego.

Przewodnik po Twoim Cyfrowym Archiwum TAX-24

Aby nasza współpraca przebiegała sprawnie, przygotowaliśmy dedykowaną strukturę folderów. Poniżej znajdziesz instrukcję, gdzie umieszczać poszczególne dokumenty, których system KSeF nie obsługuje automatycznie.

Struktura Folderów

Każdy rok podatkowy posiada swój folder główny (np. ROK 2026), a wewnątrz niego znajdują się podfoldery miesięczne. W każdym miesiącu korzystamy z następującego podziału:

01. KOSZTY I ZAKUPY (POZA KSeF)
● Zagranica: Faktury od dostawców spoza Polski (UE i kraje trzecie, np. Google, Facebook, Amazon).

● Paragony i Bilety: Faktury uproszczone, bilety PKP/autostradowe, opłaty parkingowe.

● C2B: Zakupy dokonane od osób prywatnych (nieprowadzących działalności).

● Media i Stałe: Umowy najmu, rachunki za media (jeśli nie są wystawiane jako e-faktura KSeF).

02. SPRZEDAŻ (POZA KSeF)
● Faktury dla osób prywatnych (B2C): Dokumenty wystawiane dla klientów indywidualnych.

● Sprzedaż zagraniczna: Faktury dla kontrahentów zagranicznych (eksport usług/towarów).

03. WYCIĄGI I FINANSE
● Wyciągi bankowe: Potwierdzenia w formacie PDF lub XML (jeśli nie mamy bezpośredniej integracji z Twoim bankiem).

● Raporty z terminali: Podsumowania miesięczne z terminali płatniczych.

● Kredyty i Leasingi: Harmonogramy spłat i umowy finansowe.

04. KADRY I PŁACE
● Nowi pracownicy: Kwestionariusze, skany dokumentów tożsamości, dyplomy.

● Ewidencja czasu pracy: Listy obecności, wnioski urlopowe.

● L4 i Zaświadczenia: Dokumentacja medyczna i inne zaświadczenia pracownicze.

05. DOKUMENTY FIRMOWE
● Dokumenty rejestrowe (KRS/CEIDG/VAT-R).

● Umowy najmu lokalu, polisy ubezpieczeniowe.

● Pełnomocnictwa.

06. ROZLICZENIA OD TAX-24
● Podatki: Informacje o kwotach do zapłaty (VAT, PIT, CIT).

● ZUS: Deklaracje i kwoty składek.

● Raporty: Miesięczne zestawienia zysk i strat.